Człowiek, który chce „pójść do nowej pracy”, potrzebuje dwóch nóg: jedną jest CV, drugą – list motywacyjny. W procesie rekrutacji wielu kandydatów traci szansę na nowe stanowisko, ponieważ list, który zdecydowali się wysłać, nie zyskał aprobaty pracodawcy. Niestety bardzo wiele aplikacji kończy swój krótki żywot w śmietniku. Jak sprawić, by tak się nie działo? Co zrobić, by pierwsze wrażenie wywołane przez list motywacyjny było pozytywne i zachęciło potencjalnego do szefa do zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną?

Sztuka pisania listów umiera na naszych oczach. Jesteśmy przyzwyczajeni do lapidarnej formy e-maili oraz sms-ów, które niewątpliwie stanowią mniej skomplikowany twór niż list oficjalny. Jednak nie warto się poddawać, należy podjąć próbę, ponieważ efekt może okazać się zaskakująco dobry. Przy konstruowaniu tego typu wypowiedzi pisemnej naczelną zasadą jest dostosowanie jej treści do stanowiska, o które się staramy. Jeśli chodzi o CV, można wysłać do różnych pracodawców pięćdziesiąt identycznych egzemplarzy, natomiast forma, na której skupia się niniejszy artykuł, musi być niepowtarzalna, a zawarta w niej treść – dostosowana do konkretnej oferty. Dokument, o którym mowa ma specyficzną i raczej niezmienną strukturę, która jednak może podlegać drobnym modyfikacjom. Niektórzy twierdzą, że przed napisaniem listu motywacyjnego warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania. Po pierwsze, dlaczego aplikujemy właśnie do tej firmy? Po drugie, dlaczego akurat na to stanowisko? Po trzecie, co możemy zaoferować pracodawcy? Gdy już znamy odpowiedzi na podstawowe pytania, możemy przystąpić do dzieła.

Wizualnie dokument, o którym mowa powinien przypominać podanie. W prawym górnym rogu kartki należy wpisać nazwę miejscowości oraz datę. Poniżej, po lewej stronie wpisuje się dane autora: imię i nazwisko, adres korespondencyjny, numer telefonu oraz adres e-mail. Odrobinę niżej, po prawej stronie umieszcza się dane adresata. Specjaliści twierdzą, że najlepiej zwrócić się do konkretnej osoby, wymieniając jej imię i nazwisko oraz pozycję w firmie, poprzedzając powyższe treści zwrotem grzecznościowym „Pan” lub „Pani”. Jeśli chodzi o graficzną stronę listu, najlepiej stosować proste, (bezszeryfowe czcionki, co dodatnio wpłynie na jego czytelność. Warto również unikać nadużywania funkcji pogrubiania liter. Zamieszczana przez nas treść powinna prezentować się schludnie i estetycznie, a jej odczytywanie nie może nastręczać problemów. Cały dokument powinien mieścić się na stronie formatu A4, warto zatroszczyć się przy tym o odpowiednio duże odstępy pomiędzy wierszami.

Tekst adresowany do pracodawcy powinien mieć jasno określoną strukturę wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Informacje zamieszczane na początku to przede wszystkim stanowisko, o jakie ubiega się kandydat oraz powód, dla którego zdecydował się on na aplikowanie. Przyjęło się również zaznaczać, skąd pochodzi informacja nt. wakatu w danej firmie (ogłoszenie na stronie internetowej firmy, notatka w serwisie ogłoszeniowym, oferta w gazecie itp.). Warto podać także numer referencyjny anonsu, co ułatwi segregowanie poszczególnych odpowiedzi. Często w tym samym czasie odbywa się poszukiwanie pracowników na kilka stanowisk. Język listu powinien być oficjalny, bez śladu potoczności i kolokwializmów. Warto w sposób szczególny zatroszczyć się o poprawność w zakresie stylistyki, ortografii, interpunkcji. W kolejnym akapicie należy przedstawić swoje kwalifikacje, a także nakreślić obecną sytuację zawodową, troszcząc się jednocześnie o zwięzłość zamieszczanych treści. Najlepiej informować przede wszystkim o kwalifikacjach przydatnych w danej pracy, inne pomijając ze względu na rygor dotyczący objętości. Zbyt długi list może znużyć odbiorcę! Uwaga! Informacje zawarte w tym dokumencie nie mogą być powtórzeniem treści przekazywanych za pośrednictwem CV.  W następnym akapicie jest wiele miejsca na autoreklamę. To właśnie tutaj można uzasadnić, jakie cechy sprawiają, że jest się idealnym kandydatem na dane stanowisko. Wspomina się również, że warto w tym miejscu udowodnić, że ma się pojęcie o działalności firmy, co zapewne zostanie docenione. Na kolejnym etapie, podczas rozmowy kwalifikacyjnej, posiadanie wiedzy na temat przedsiębiorstwa, w którym chce się podjąć pracę, jest bardzo mile widziane, czemu zresztą nietrudno się dziwić. W zakończeniu powinno się podziękować adresatowi za czas poświęcony na przeczytanie listu. Można także wyrazić chęć bardziej dokładnego przedstawienia swojej kandydatury podczas ewentualnej rozmowy kwalifikacyjnej. Poniżej, po prawej stronie należy zamieścić odpowiedni zwrot grzecznościowy, np. „Z poważaniem”, a także odręczny podpis (jeśli to możliwe).

W trakcie poszukiwania pracy wysyła się niejednokrotnie ogromne ilości aplikacji. Tworzenie listu motywacyjnego, którego treść dostosowana jest do każdej oferty, to bardzo pracochłonne zadanie. Specjaliści zaznaczają jednak, że warto podjąć ten wysiłek, ponieważ podobna forma komunikacji z pracodawcą wciąż ma ogromne znaczenie w procesie rekrutacji i może stać się wspaniałą wizytówką potencjalnego pracownika. Już samo przygotowanie takiego listu świadczy w pewnym stopniu o pracowitości kandydata.