Każda minuta spotkania z klientem jest bardzo cenna. Jednak to właśnie pierwsze chwile mogą bardzo ułatwić współpracę na kolejnych etapach, budując ogromny kapitał, który przyczyni się do szczęśliwego zakończenia transakcji ku zadowoleniu dwóch stron. Niniejszy artykuł zawiera kilka cennych wskazówek, które mogą pomóc w jak najlepszym zagospodarowaniu pierwszych chwil kontaktu z potencjalnym nabywcą towaru lub usługi, które oferujemy.

Czasami warto zacząć rozmowę od udzielenia bardziej ogólnych informacji, zamiast od razu przechodzić do meritum. Krótko mówiąc, należałoby utorować sobie drogę prowadzącą do płynnego przejścia do sedna. Nie zaszkodzi więc na początku powiadomić rozmówcę o kilku najważniejszych faktach dotyczących firmy, którą się reprezentuje, aby mógł on poczuć, że wie, z kim ma do czynienia; i odwrotnie – bardzo użyteczne może okazać się zaprezentowanie własnej wiedzy na temat działalności klienta. Najlepiej przy tym poruszać kwestie stawiające go w pozytywnym świetle. Istnieje opinia, że nie należy żałować czasu na stworzenie dobrego wrażenia i przyjemnej atmosfery podczas chwil rozpoczynających rozmowę, aby wzbudzić choćby odrobinę sympatii, co znacznie ułatwi porozumiewanie się na kolejnych etapach pertraktacji. W tej kwestii należy zdać się na własne wyczucie i inwencję twórczą – można opowiedzieć żart, spróbować znaleźć wspólną cechę lub pochwalić tę, którą zauważyło się u rozmówcy itp. Podobny zabieg przeprowadzony z wyczuciem może zlikwidować wiele barier komunikacyjnych, które w przeciwnym razie mogłyby później się pojawiać.

Właściwy wstęp może wynikać z konkretnej sytuacji, którą zastaje się w miejscu spotkania. Wystarczy zauważyć np. widok za oknem lub element wystroju wnętrza, który przyciąga uwagę, by następnie móc płynnie przejść do sedna. Sposób wyrażania się w podobnych okolicznościach nie może być sztuczny, a ton powinien wskazywać na autentyczne zainteresowanie tym, o czym się mówi. Istotne jest, aby nie przechodzić do meritum zbyt szybko, opierając się przy tym na schematach i recytowaniu wcześniej ułożonego tekstu. W każdym kontakcie z klientem bardzo ważnym czynnikiem są umiejętności interpersonalne. Podczas pierwszych chwil spotkania należałoby, oprócz sympatii, pozyskać również uwagę rozmówcy, aby chętnie słuchał informacji kluczowych dla ewentualnej transakcji. Jeśli więc nie jest on dostatecznie skupiony na sytuacji, która właśnie się rozpoczyna, warto zdobyć jego zainteresowanie.

Specjaliści twierdzą, że pierwsze słowa kierowane do klienta powinny wyrażać radość wynikającą z faktu poświęcenia przez niego czasu na rozmowę. Następnie warto zadać rozmówcy kilka pytań wprowadzających typu: „Zanim zaczniemy rozmowę, czy mogę zapytać, na czym polega Pańska praca w tej firmie?” itp. Nie trzeba chyba dodawać, że należy pamiętać, by pytania nie były kłopotliwe czy niezręczne z punktu widzenia tego, od kogo oczekuje się odpowiedzi. W przeciwnym razie można wywołać bardzo niekorzystne pierwsze wrażenie, co nie uniemożliwi, ale zapewne utrudni dalsze kontakty. Niektórzy specjaliści zakładają istnienie tzw. „efektu pierwszeństwa”. Tłumaczą oni, że podczas pierwszego kontaktu z daną osobą tworzymy sobie pewne schematy myślenia o niej, które mają wpływać na postrzeganie jej także później i tym samym zniekształcać nasze spojrzenie. Warto więc postarać się, aby pierwszy kontakt z klientem był mile wspominany przez obie strony.

Rozpoczynanie spotkania handlowego jest jedną z ważnych kwestii mieszczących się w ramach biznesowego savoir-vivre. Nie ulega wątpliwości, że nie należy szczędzić starań, aby rozmowa handlowa od samego początku przebiegała w rzeczowym, ale jednocześnie przyjaznym tonie. Warto wykorzystywać przy tym wszystkie najlepsze cechy, jakie się posiada, choćby poczucie humoru (z taktem i umiarem, rzecz jasna). Dobry żart może wprowadzić miły nastrój. Za wszelką cenę należy jednak unikać recytowania wyuczonych, podręcznikowych formułek, ponieważ podobne zachowanie na początku mogłoby zniszczyć atmosferę całego spotkania, co z kolei mogłoby negatywnie wpłynąć na interesy dwóch stron interakcji. W każdej relacji, także biznesowej, ważna jest naturalność i autentyczność, bez których nawet najcelniejsze argumenty okażą się nieskuteczne